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Une bonne gestion du personnel est une des garanties du bon déroulement de vos manifestations.

Pour cette raison, FTBE propose en standard des modules de gestion du personnel vous permettant de simplifier et d’optimiser la gestion du personnel interne (production) et du personnel affecté sur manifestation : génération automatique des contrats de travail et des DPAE rattachées aux contrats, gestion des périodes de congés et d’indisponibilité (jours et heures de disponibilité) du personnel, gestion des qualification/postes (chef de rang, serveur …) et des différents types de rémunération (base, heure sup jour, heure sup nuit, vacation …), planning du personnel, pointeuses sur manifestation, les états récapitulatifs à la fiche de paie, les rappels de convocation par email …

FTBE vous permettra de planifier simplement et rapidement les personnes affectées sur les manifestations en tenant compte de leurs qualifications et de leurs disponibilités afin d’assurer un parfait déroulement de vos réceptions . Une passerelle vers la solution de dématérialisation des contrats COFFREO offre un archivage automatique et sécurisé des contrats de travail et des fiches de paie accessible à l’employeur et à l’employé.

La gestion financière s’intéresse à tous les flux financiers de l’entreprise.

Les outils de gestion financière présent dans FTBE vous offre toutes les fonctionnalités vous permettant un suivi rigoureux de l’activité de votre entreprise :

– Gestion des factures clients (conforme à la loi de finance 2018), gestion des arrhes et des acomptes, gestion des règlements, gestion des remises en banques, gestion des impayés, gestion de la balance des règlements, gestion des exports comptables (Sage, Cegid compta, CCMX, Ciel, EBP, Navision, Quadra …).

– FTBE permet également un suivi financier détaillé : gestion des impayés + relances, balance des règlements, commissionnement des commerciaux, gestion des redevances agence et des commissionnements lieux, audit fiscal, suivi du chiffre d’affaires, situation client…

Ces différents modules d’analyse financière vous permettrons de prendre les bonnes décisions au bon moment (relance client, client douteux …).

La gestion financière est au cœur de la stratégie de votre entreprise et ne peut laisser aucune place aux approximations.

Pour une organisation sans faille de la logistique et des livraisons liées à la gestion de vos manifestations, FTBE propose une gestion avancées des lieux, sous lieux  et sous-sous lieux de réception .

Sur une même manifestation, plusieurs lieux, sous lieux de livraison peuvent être affectés aux différentes prestations composant la manifestation. Ces paramètres permettent d’automatiser et d’optimiser la rédaction des bons de livraison avec la plus grande précision possible.

L’utilisation des lieux et sous lieux de réception permet d’identifier avec précision les zones de livraison sur des lieux de livraison “complexes” ou de taille conséquente (palais de sport, stade…) nécessitant une plus grande précision qu’un lieu de réception classique.

Les redevances lieux sont également gérés par FTBE.

Ainsi pour chaque lieu de manifestation, vous pouvez définir les caractéristiques du lieux (monte charge, escalier , accès PL…) et ainsi avoir pour chaque prestation le lieu de livraison, ces caractéristiques, le poids et volume de la prestation à livrer …

FTBE propose 2 modules de gestion du matériel simple et  avancée  (option) spécifique à la gestion du matériel traiteur ; La gestion simple s’organise sur plusieurs niveaux. Chaque matériel possède un stock initial et une période prédéfinie d’immobilisation (x heure avant et x h après la prestation). A partir de ce point, FTBE va automatiquement gérer plusieurs stocks (stocks devis, stock commande, stock réel) vous permettant d’anticiper les ruptures de stock sur les devis et commandes clients.

Pour une période donnée, FTBE va calculer automatiquement, le stock devis (stock tenant compte du matériel affecté dans les devis et devis validé), le stock commande (stock tenant compte uniquement du matériel affecté dans les commandes) et le stock réel. Ainsi un stock devis négatif indique un défaut de stock permettant d’anticiper au cas ou tous les devis en cours  seraient validés, un stock commande négatif indique un défaut de stock pour répondre aux besoins des commandes sur la période. Le stock réel permet de faire un rapprochement avec le stock commande et contrôler si le matériel a bien été retourné à l’issue de la manifestation ; Le module de gestion de matériel avancée offre des fonctionnalité complémentaires comme l’optimisation des préparation des commandes matériel,  contrôle des sorties et des retours avec contrôle code barre ou RFID …

FTBE intègre de nombreux modules statistiques vous permettant d’analyser votre activité commerciale en fonction des axes d’analyse retenus   (type de prestation, type de réception, type de tarif, par lieu, par région/dpt ….), votre personnel , le CA par article , famille d’article …

Ces outils d’analyse sont précieux et vous permettent d’optimiser votre gestion commerciale, de définir et suivre des objectifs, de suivre les évolutions en comparant des résultats sur plusieurs périodes afin d’adapter votre politique commerciale en fonction des tendances et des évolutions.

Ces modules de contrôle et d’analyse de gestion interprètent vos données de gestion.
Ils vous offrent un outil de pilotage précis de votre entreprise permettant un suivi des résultats opérationnels et ainsi la mise en place d’actions nécessaires pour l’atteinte de vos objectifs.

Pour une bonne gestion de vos coûts et une maîtrise de vos ratios, il est primordial de bien définir et gérer votre mercuriale.

Le contrôle des coûts matière initialement liés à la gestion des achats se répercute inéluctablement sur la gestion commercial.

Ainsi, la mise en place des mercuriales et la négociation des tarifs fournisseur ont à un impact important sur toute la chaîne de gestion  : procédures achats, réception livraison, gestion des stocks, analyse des achats, coefficients, marges et ratios, bilan d’activité…  ; pour cette raison, FTBE propose en standard tous les modules nécessaire à une bonne gestion de votre référencement/négociation fournisseur : import de mercuriale, catalogue fournisseur, gestion des unités de gestion, travail (FT), conditionnement, indicateurs de marge et de ratio réelles et théoriques …

La gestion d’un nombre de références illimitées vous offre une grande flexibilité au niveau de la gestion des fournisseurs et le détail des fiches mercuriale vous permet d’arbitrer rapidement dans le choix des fournisseurs.

Les fiches techniques sont nécessaires pour rationaliser votre production.

Elle est donc importante pour la bonne gestion des coûts et des ratios dans votre établissement.

Les fiches techniques permettent également de suivre et maintenir une homogénéité dans le dressage et la composition de vos plats. Elles sont une composante importante de votre livre blanc permettant aux employés de respecter les procédures de production , les grammages et donc le respect des marges et des ratios … ; Les fiches techniques peuvent également intégrer les frais de personnel, les frais fixes et la matériel, mentionner les valeurs nutritionnelles, les allergènes…

Elles représentent également un outil pédagogique précieux pour les apprentis et les cuisiniers.

Dans FTBE, Les fiches techniques sont dynamiques ce qui signifie que tous mouvements de stock venant impacter le prix moyen pondéré d’un produit modifie également le coût matière (et donc la marge) des fiches techniques utilisant ce produit.

Les fiches techniques peuvent contenir des assemblages sur une infinité de niveau, être automatiquement affichées et imprimées pour un nombre de convive donné, être valorisée au PMP, au dernier prix d’achat, au meilleur prix …

La gestion des achats est intimement liée à la gestion de la production.

FTBE intègre tous les modules nécessaires à la gestion du back office : gestion complète des mercuriale alimentaires et non alimentaires, outils de gestion du référencement fournisseur, module d’import de mercuriale, fonctionnalités de suivi de l’évolution des tarifs fournisseur, module d’analyse de gestion des achats fournisseurs, traçabilité du bon respect de la politique achat fournisseur (incident sur non respect de la tarification) …

Apartir des planning de production, FTBE permet de générer et optimiser automatiquement vos commandes fournisseur en fonction de la production à réaliser et du stock en matière première.

FTBE propose également 5 modules de commande permettant de travailler indépendamment des plannings de production.

FTBE gère l’intégralité des processus achat depuis le référencement fournisseur jusqu’à la livraison en passant par l’optimisation des commandes, la gestion de la traçabilité (ascendante et descendante), des DLC, des fiches HACCP livraison, la gestion des avoirs, des reliquats et des factures fournisseur avec envoie en comptabilité (Sage, Ciel, CCMX, Quadra, EBP, Navision …) , le calcul automatique des prix moyens pondérés, le calcul automatique des coûts matières fiches techniques et des marges …

FTBE intègre de puissants modules de gestion automatique des sorties, permettant de préparer vos produits par poste de production.
De nombreux modules du logiciel (planning de production traiteur, planning de consommation, sélection de fiches technique…) sont automatiquement reliés aux modules de gestion des sorties ; vous pouvez ainsi automatiquement générer les différents états de bons d’économat / de sortie ou les demandes de réquisition ainsi que les sorties de stock correspondantes.

Pour réaliser la production demandée, FTBE vous indique alors les produits à sortir par poste de production mais également les produits nécessaires par fiche technique, la liste des fiches techniques dans lesquelles est utilisé chaque produit …

La génération des bons de sortie est automatisée à partir du planning de production traiteur.

FTBE propose également 3 modules permettant de générer les bons de sorties indépendamment du planning de production traiteur.

A partir d’un simple clic, vous pouvez générer ces bons de sorties et écrire les sorties de stock.  La gestion de stock n’a jamais été aussi simple.

De nombreuses autres fonctionnalités vous permettent une gestion avancée comme par exemple la gestion de la traçabilité, l’entrée en stock de la production (si vous souhaitez gérer les stocks sur les produits finis), l’impression des étiquettes de production pour étiqueter la production …

FTBE intègre un module de gestions des stocks avancés fonctionnant en mode manuel ou automatique.

FTBE propose une gestion multi-stock (plusieurs zones de stockage pour un même article)

Une bonne gestion des stocks alimentaire et non alimentaire (matériel, produit entretien, consommable… )

Tous les types de mouvements sont gérés par FTBE : Entrées, Sorties, Réajustements d’inventaire, Transfert, Cession, Perte, Retour fournisseur, Retour sortie, Initialisation.

Le mode manuel vous permet de créer manuellement des mouvements de stock au sein même des fiches de stock.

En mode automatique, les différents mouvements de stock sont automatiquement générés par les modules correspondant : les bons de livraison génèrent les entrées en stock, les bons de sorties, de production et bon d’économat génèrent les sorties, les inventaires génèrent les réajustements d’inventaire…

Ainsi, vos stocks sont mis à jour dynamiquement vous permettant ainsi d’optimiser les coûts liés à votre gestion ; les PMP et les coûts matières (et donc vos marges) fiches techniques sont également mis à jour dynamiquement.

Différents modules rattachés à la gestion des stock vous permettent d’analyser différents indicateurs afférents à la gestion de stock : valorisation du stock, taux de rotation, stock rupture et ainsi agir en adéquation en fonction de vos stocks.…

La gestion de la production est le poste incontournable de la gestion traiteur.

Il permet de planifier la production alimentaire et non alimentaire (matériel, personnel …) à partir d’une sélection de commande client ou d’ordre de fabrication. FTBE intègre de nombreux modules permettant de générer tous les documents nécessaires au suivi de votre production : bon de production par poste de production, fiche de production par manifestation… Tout ces documents sont entièrement personnalisables (forme et contenu) afin de s’adapter à vos processus de production.

La gestion de la production peut se faire sur les commande clients (réel) ou sur les devis pour réaliser un prévisionnel de gestion.

Différents modules (écrans de production cuisine) permettent également de suivre visuellement les différentes étapes depuis la production (préparation, repos, cuisson, montage …) en passant par le conditionnement (conditionnement, mise en container, chargement du container …) jusqu’à la livraison finale chez le client ; le renseignement du poids et du volume de chaque article nous permet d’optimiser au plus près la gestion des livraisons clients.

Les écrans de production permettent aux de gérer votre production alimentaire en suivant en détail l’avancement de chaque poste et en s’affranchissant des documents de production papier.

La gestion des dernières minutes manuelle ou automatisée vous fera gagner un temps précieux. Tous les changements relatifs à la manifestation (effectif, article, composante article composé, lieu…) sont automatiquement communiqués (module dernière minute + email) aux personnes rattachées aux différents postes de production concernés.

FTBE intègre plusieurs modules en relation avec l’hygiène et la traçabilité.

La gestion des DLC vous permet de renseigner manuellement ou automatiquement (DLC absolue) les DLC lors de la validation de vos livraisons fournisseur. Vous pouvez ainsi vous assurer du bon écoulement de vos produits en fonction des DLC.

FTBE gère la traçabilité en identifiant l’origine des produits ; pour cela, lors des livraisons, les produits sont rattachés à des numéros de lot (interne et fournisseur) permettant ainsi de suivre les produits depuis leur livraison jusqu’à leur consommation finale en passant par les différentes étapes de productions.

FTBE assure ainsi les traçabilités ascendantes et descendantes (ascendante = consommateur -> produit) , descendante  (produit ->consommateur) vous permettant ainsi de répondre aux différentes cas de figure (alerte alimentaire (info fournisseur) , intoxication alimentaire (info client) …) et contrôles des autorités sanitaires

La gestion des allergènes (et aversions) permet de fournir un document client l’informant des allergènes contenus dans sa commande ; Le module de rédaction des devis permet également de filtrer les articles traiteurs afin de masquer les articles réaliser des devis en masquant les produits contenant les allergènes sélectionnées.

FTBE permet également la gestion des fiches de livraison HACCP, le tenue du registre électronique du gibier …

Des modules d’hygiène viennent compléter la solution FTBE.  Un module de rédaction des plans de nettoyage et désinfection (PND) vous offre la possibilité de rédiger simplement vos PND pour générer ensuite automatiquement un planning des tâches PND.
Ce planning vous permettra de suivre et contrôler la bonne exécution des procédures d’hygiène à mettre en oeuvre.

FTBE propose la sauvegarde et l’utilisation au sein des PND des fiches sécurités et les fiches techniques de vos produits d’entretien.

Concernant l’hygiène et la sécurité alimentaire, FTBE permet le suivi d’autres points tels que le cahier gibier, la fiche HACCP livraison, l’archivage des analyses bactériologiques, la gestion des DLC …

FTBE intègre toute les fonctionnalités nécessaires pour analyser votre gestion des stocks dans les moindres détails :

Analyse des achats, des consommations, des pertes, des réajustements d’inventaire ….

Toutes ces analyses vous permettent de rester vigilant et de suivre en temps réels vos marges et ratios afin de pouvoir intervenir rapidement.

L’analyse des achats et la traçabilité des évolutions tarifaires (prix achat, pmp, coût matière…) sont des outils précieux pour optimiser votre gestion et la négociation de vos marchés fournisseurs.

L’analyse des consommations, des pertes et des réajustements vous permettrons de déceler le coulage, les erreurs de grammage… afin d’optimiser vos marges.

Les analyses financières sont complétées par divers analyses permettant de contrôler tous les paramètres de l’activité : incident livraison (financière, quantitative et qualitative), bilan sur période, analyse HACCP suivi de la traçabilité ascendante et descendante, valorisation des stocks, statistiques comparatives sur plusieurs périodes, analyse des ratio, analyse des DLC …

Toutes ces analyses permettent de contrôler dynamiquement votre activité pour intervenir rapidement et appliquer les actions correctives nécessaires.

FTBE propose des modules d’export et d’import vous permettant d’étendre les possibilités du logiciel en communiquant avec des logiciels tiers (par exemple export des interventions sur manifestation vers un logiciel de gestion de paye pour gérer les salaires à partir du récapitulatif, import des données d’un fournisseur pour mettre à jour les prix et les références …) ou tout simplement importer les données d’une autre solution de gestion dans FTBE.

En effet, les modules d’import sont paramétrables et vous permettent d’importer tous les formats de fichiers XLS en indiquant la correspondance (par simple glisser/déposer) entre les colonnes de votre fichier Excel et les champs de FTBE.

Vous pouvez ainsi rapidement paramétrer ou mettre à jour les données de votre système FTBE (mercuriale, fiche technique, références fournisseur,  fournisseur, fichier client, article traiteur, fichier du personnel …) en important simplement et rapidement des données tierces.

FTBE propose des modules d’export et d’import vous permettant d’étendre les possibilités du logiciel en communiquant avec des logiciels tiers (par exemple export des interventions sur manifestation vers un logiciel de gestion de paye pour gérer les salaires à partir du récapitulatif, import des données d’un fournisseur pour mettre à jour les prix et les références …) ou tout simplement importer les données d’une autre solution de gestion dans FTBE.

En effet, les modules d’import sont paramétrables et vous permettent d’importer tous les formats de fichiers XLS en indiquant la correspondance (par simple glisser/déposer) entre les colonnes de votre fichier Excel et les champs de FTBE.

Vous pouvez ainsi rapidement paramétrer ou mettre à jour les données de votre système (mercuriale, fiche technique, références fournisseur, fournisseur, fichier client, fichier du personnel …) en important simplement et rapidement des données tierces.

FTBE intègre de nombreuses passerelles lui permettant de communiquer avec des systèmes externes. A l’aide de ses connexion, FTBE s’ouvre aux solutions tiers afin de proposer à ses utilisateurs un écosystème complet. passerelle comptable (Sage,Ciel, CCMX, Quadra, Navision, EPB …) , passerelle vers coffre fort numérique Coffreo, passerelle plateforme de gestion des livraisons PTV  et StarService , système de pesage Metler Toledo, système d’encaissement UPOS by UltimaSOFT …

A travers FTBE Click, FTBE propose des sites de click & collect entièrement interfacé avec FTBE et un fonctionnement automatisé.

Les articles sélectionnés dans FTBE sont automatiquement descendus vers le site de click & collect

Les commandes passés sur le site sont automatiquement remontées en production dans FTBE

L’utilisation des sites de click & collect devient indispensable au fil du temps et réponds chaque jour d’avantage aux nouvelles habitudes de consommation des clients.

Quelques exemple FTBE Click

https://orion.ideogram-design.fr/FTBE/Kessler_www/Accueil.htm  (en cours de finalisation)

https://orion.ideogram-design.fr/FTBE/LePlaisirDesSens_www/ (en cours de finalisation)

https://orion.ideogram-design.fr/UPOS/HappyBowl_www (en cours de finalisation)

https://uposdemo2.ideogram-design.fr/accueil.htm

https://uposdemo1.ideogram-design.fr/accueil.htm

https://www.la-mine-burger.com/Accueil.htm

https://www.chezosakaya.fr/Accueil.htm

venteaemporter.lamerelea.com (En cours)